直接取引やメーカー取引で、メールの返信が来ない場合はどうすればいい?対策をまとめてみた!

 
こんにちは、よっしーです。
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海外のセラーやメーカーと直接取引を行う際、交渉は基本的にメールで行うことになります。

  

通常は、初回交渉文のテンプレートを作って、それをもとに各取引先にメールを送ることになると思いますが、

  

そんな初回の交渉文をいくら送っても『メールの返信が全然返ってこない!』と感じる事ってよくあるのではないでしょうか?

 

 

特に、まだ取引を始めたばかりの方にとってはよくある話だと思います。

  

 

そこで今回は、メールの返信が返ってこない時の対策をまとめてみました。

今回ご紹介する内容を実践すれば、相手の取引先からもバンバンメールが返ってくるようになります。

   

ぜひご覧ください。

  

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セラーやメーカーから、メールが返ってこない原因

 

まず、そもそもなんでメールが返ってこないのか?その原因から見ていきましょう。

 

考えられる原因としては、以下の4つがあります。

 

①迷惑メールフォルダに入っている

②取引相手として(自分に)信頼性がない

③ただ忙しくて見ていない

④そもそもの交渉文が悪い

  

では順番に解説していきますね!

 

 

①迷惑メールフォルダに入っている

まず考えられるのが、そもそも相手にメールが届いていないということですね。

 

自分の送ったメールが、受信フォルダではなく迷惑メールフォルダに入ってしまっている場合です。

 

そうなると、相手側は当然メールを見逃してしまうことになります。

 

 

②(自分に)取引相手としての信頼性がない

相手のセラーやメーカーも、ちゃんと自社の商品を日本市場に広めてくれるような、信頼できる取引相手と取引をしたいと思っています。

 

そういった信頼感があるかどうかは、取引を行う上でも重要ですし、

 

信頼性のない相手とは取引をしたくないと思わて、結局スルーされてしまいます。

 

 

③ただ忙しくて見れていない

また、シンプルに見逃している、というのもよくある話です。

 

相手にもよりますが、相手側にも毎日たくさんのメールが届いているはずなので、大量のメールの中に埋もれてしまい、メールを見逃している可能性があります。

 

 

④交渉内容が悪い

上記①~③の対策をしっかりと行っていても返信が来ない場合は、交渉文自体に問題があります。

  

 

特に、自分の利益ばかりを優先して考えており、相手側のメリットを考えていないと、このようなことになりがちです。

 

相手側にもメリットを感じさせるような交渉内容でないと、相手も取引をしてもらえませんので、しっかりと相手側のメリットも提示する必要があります。

 

 

 

と、こんな感じで原因を考えていけば、どのような対策を取ればよいか?が見えてくると思います。

 

 

 

メールの返信が来ない場合の対策

 

 

ということで、対策に入りましょう。

 

①迷惑メールフォルダ対策⇒独自ドメインを作る

まず初めに、迷惑メールフォルダに入らないようにするための対策として

   

『独自ドメインで送る』というのが挙げられます。

 

 

独自ドメインとは、メールアドレスの@以降を世界に1つだけしかない自分だけの文字列で構成するアドレスのことです。

     

これに対してGメールやヤフーメールなどといった、誰もが無料で使えるアドレスのことを『フリーアドレス』というのですが、

 

こういったフリーアドレスだと、相手の迷惑メールフォルダに入ってしまう可能性が高くなります。

 

 

フリーアドレスの方が取得も簡単で使いやすいため、ついフリーアドレスで送ってしまいたくなると思いますが、独自ドメインで作ったアドレスだとほぼ間違いなく迷惑メールフォルダには入りません。

 

99%、ほぼ確実に相手の受信フォルダに届けることができます。

 

 

この独自ドメイン、作成は有料にはなりますが、そこまで大きな金額にはならないため費用対効果は抜群だと思います。

 

もしGmailやYahooメールなどを使われていた方は、ぜひ独自ドメインを使ってみてください。

  

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②取引先としての信頼性が無い⇒自社ホームページを作る

次に『取引先としての信頼性が無い』についての対処法ですが、一番簡単なのは『自社ホームページを作る』ことです。

 

自社ホームページ、と聞くと少し難しい印象を持たれる方もいるかもしれませんが、そこまで難しいものではありません。

 

別にプロのデザイナーに任せるようなことをしなくても、自分でも簡単に作れますし、簡易的なホームページでも設置するだけで信頼度はかなり上がります。

  

まだ自社ホームページを作られていない方は、以下の記事を参考に作ってみてください。

 

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そして、自社ホームページを作ったら、メールの署名の所にリンクを作っておくといいですね。

 

そうすれば、初回のメールを送った際に、相手からの印象も良くなると思います。

 

 

③そもそもメールを見られていない⇒3つの対策方法があります!

次は『忙しくてメールを見逃している。。。』についてですが、この対処法は3つあります。

 

①メールのタイトルを見直す

②時間を空けて再送する

③メールを送るタイミングを考慮する

 

メールの件名を見直す

メールを見逃している場合の原因の1つとして、魅力的な件名をつけられていないことが挙げられます。

 

本文をどれだけ一生懸命書いたとしても、開封されなければ何も書いていないのと同じことになってしまいます。ですので、交渉文の件名は重要な部分の1つとなります。

  

なぜなら、相手が最初に見るのは件名で、その件名を見て開封するかどうかを決めているからですね。

    

件名を適当につけてしまうと、相手に毎日大量に届くメールの中で埋もれてしまい、開封されずに終わってしまいます。

 

ここは非常に大切な部分なので、取引相手の興味を引くような件名をつけることを意識しましょう。

  

   

時間を空けて再送する

交渉メールは、1回送って返信が無かったら『あ、もう俺との取引には興味ないんだ。。』と感じて諦める、なんてことになっている方、もしかしたらいるかもしれませんね。

 

がしかし、そこで諦める必要はありません。1回送って返事が無かったら、少し期間を空けて再送すればいいだけです。

 

別に相手へのメールは1回だけじゃないとダメ!なんてことはありませんからね。何回送っても構いません。 

 

さすがに1時間おきに何通も連続で送る、なんてことをすると迷惑がられますが、ある程度期間を置いて再送する分には全く問題ないです。

 

実、僕も1回目は返事がなかったものの、期間を置いて2通目、3通目と再送すると返事が返ってきたことも結構ありました。というか全体の2割くらいはそんな感じです。

 

そして、そこから取引成立!というところまで繋がったりもしています。

 

 

メールを送るタイミングを考慮するう

上記2つ以外にも、送るタイミングも考慮するとメールの見逃しを防げるかもしれません。

 

どういうことかというと、メールを送る相手は海外にいるので、当然ながら時差がありますよね?例えば自分が平日の昼間にメールを送ったとしても、相手は真夜中の可能性だってあるわけです。

 

大半の人は、送られてきた時間関係なく、全てのメールをチェックすると思いますが、勤務時間外に送られてきたメールを見逃す相手もゼロではないと思います。中には真夜中に送られてきたメールは見逃してしまってた!なんて相手もいるはずです。

 

 

そこで、相手が『平日の日中』の時間帯を意識して送ると、相手の目に留まる可能性も高くなります。

 

 

例えば、

取引相手がアメリカの場合は、時差が約13~16時間あるため、

日本時間で火曜~金曜のAM0:00~7:00頃に送ると、大体相手が平日の日中の時間帯になります。

 

ヨーロッパ圏の場合は、時差が約9時間あるため

日本時間で月曜~金曜の18:00~25:00頃に送るといいですね。

  

中国などアジア圏の場合は、そこまで時差がないため

普通に日本時間で平日の日中に送ればいいと思います。

 

 

こういった感じで、時差を意識することで

相手が『メール見逃してた!』となる事態を少なくすることに繋がります。

  

  

④ 上記①~③をやっても返信率が低いなら、交渉内容を改善しよう!

上記①~③までの対策を全て試しても、返信率が上がらない場合、残るべき理由はただ1つです。

 

そもそもの交渉文が悪いのです。

 

自分本位の交渉内容になっていないか?ちゃんと相手にもメリットを感じさせるような交渉内容になっているか?をしっかりとチェックして、交渉文の修正をしていきましょう。

 

その交渉文を見て、相手が嫌な思いをしないかどうか、というのが重要なポイントの1つですね。もし自分が商品を取り扱っている業者orメーカーだとして、どんな文章が送られてきたら喜ぶか?を意識して作りましょう。

   

  

また『相手側のメリットを感じさせる、ってどのように?』と感じた方もいると思うので、軽く触れておこうと思いますが、

  

①一度に、大量に購入したいことを伝える

②一度きりではなく、今後も継続して取引をしたいことを伝える

 

といったところでしょうか。

  

①は、たくさん購入することで、相手側にも大きな利益になります。具体的に○○個仕入れたい、というのを入れると分かりやすくていいですね。②は相手側の安定収入に繋がります。

  

 

まとめ

以上をまとめると、

 

①独自ドメイン&自社ホームページを作成&利用する

②メールの件名を意識する

③期間を空けて、メールを何度か再送する

④送るタイミング(時差)を考慮する

  上記4つを行っても改善されない場合

⑤交渉文自体を修正する

 

といった感じですね。

  

これだけ行えば、半分くらいの相手からは返信を貰えるようになると思います。

  

そもそも海外のセラーやメーカーからの返信は、かえって来ない場合がほとんどですので、半分も返ってきたら上出来です。

そのまま交渉を続けていきましょう

  

 

また、今回ご紹介したのは『初回交渉文の返信が無い場合』の解説でしたが、交渉を重ねるうえでは交渉術が非常に重要になってきます。

 

例えば、上記で『交渉文では、大量に購入することを伝えよう!』とお話ししましたが、実は交渉術次第では、小ロットで取引を成立させることも可能です。

  

文章というのは非常に繊細で、少し変えるだけで相手に与える印象がガラッと変わるため、それだけ交渉術は重要になってくるんですね。

  

 

僕は自己投資をして交渉術を身につけることができ、そのおかげで今までに数十社の海外セラーorメーカーと取引をしてきた経験があります。

 

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