直接取引や海外メーカー取引での、メールの返信スピードとタイミング!

 
こんにちは、よっしーです。
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直接取引や海外メーカー取引では、基本的に取引先との連絡手段はメールになります。

     

メールの内容(交渉文の出来)ももちろん大切ですが、同時に、メールの返信速度やタイミングも意識していくと、相手からの返信率や、取引の成約率が良くなります。

    

こういった小さな心がけ1つで大きく変わってきますので、今回の記事を参考に、ぜひ良い取引ができるよう実践をしていただけたらと思います!

  

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メールの返信スピードは?

   

ビジネスの場では、よく『レスポンスの早さは重要』だと言われることが多いですよね。これは輸入ビジネスでも例外なく、とても重要です。メールの返信が早ければ早いほど、相手からの信頼感も勝ち取りやすくなります。

  

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相手の立場になって考えてみると分かりやすいですが、メールを送って、5分後に返信してくる人と、3日後に返信してくる人では、5分後に返信してくる人の方が間違いなく信頼できますよね。

     

日本のみならず、海外の企業もメールのレスポンススピードは重視しているところがほとんどかと思います。

   

    

また、どのくらい早く返信すればいいのか?というと、『できる限り早く』ですね!10分くらい置いて、とか、1時間くらい空けて、、とかいうのはいりません。

   

気づいたら、できる限り早く返信することを心がけましょう。メールが来て2秒後に返信でも(できるのであれば)問題ありません。

(※とはいえ、スピードを意識しすぎて文面が雑にならないようにしましょう。あくまでも、相手の交渉分の内容をしっかりと読んで、その内容に沿った返信をすることが大前提です。)

    

メールならスマホでも送れますし、Google翻訳なども駆使してスキマ時間にパパっと終わらせることもできるかと思いますので、ぜひ意識して取り組んで頂けたらと思います。

   

   

初回のメールを送るタイミングは?

   

取引先からのメールの返信は『可能な限り早く』送るといいと思いますが、初回のメールに関しては、意識するとベターなポイントがあります。

    

それは『時差を考慮して、相手が日中の時に送る』ということです。

  

というのも、真夜中や休日にメールを送ると、明けに大量に来ているメールの処理に時間を取られて、見逃してしまっている、という可能性もあると思うんですね(もちろん、しっかり全部見る人もいると思いますが)

   

一方で、相手が平日の日中の時間帯にメールを送れば、相手の目に留まる可能性も高くなるかもしれません。

   

日本が日中でも、外国は真夜中の場合も結構ありますし、時差を意識してメールを送ってみるのも1つの手です。

   

大体の目安としては、

◯アメリカ(北南米)・・・日本時間 火~土曜のAM1:00~9:00頃

○ヨーロッパ・・・日本時間 月~金曜のPM16:00~0:00頃

○中国などアジア圏・・・日本と大して時差はないので、平日の日中

  

こんな感じですね。

  

私は会社員の頃、早朝出勤生活で、1時半頃に起きて夜7時に寝る生活だったため、

アメリカの取引先:朝起きた直後

ヨーロッパ圏:寝る前

中国などアジア圏:会社の休憩時or仕事終わり

という形で、メールを分けて送っていました。

  

  

僕がメーカー取引を始めた当初は、このような時差を気にせずメールを送っており、それでも返信はある程度貰うことができていました。しかしこのように時差を意識し始めた後は、返信率も結構上がりました。やはり、メールを見逃している取引先は一定数存在するのだと思います。

    

ワークタイム外に来たメールにもしっかり返信してくれる相手がいるのも事実なので、この方法は必須ではありませんが、『少しでも返信率を上げたい!』という方は、このように時差を意識して送ってみるのも1つの手です。

  

仕事終わりや休日などのガッツリ作業できる時間帯に、事前に文章や宛先を打ち込んでおき、あとは送信するだけの状態にしておいて、時間になったら一斉に送信、という形にすると楽に行えるかと思います。

  

   

メールを送る数が多くなってきたら?

  

直接取引orメーカー取引を進めていると、相手からの返信が多すぎて、対応が追い付かなくなることがあるかと思います。

  

特に直接取引やメーカー取引を始めたばかりの頃は、たくさん新規での交渉メールを送ると思うので、送っているうちに、返信もたくさんもらえるようになると『返信が多すぎて追いつかない!』といったことが起こりえます。

   

事実、僕もメーカー取引を始めたころに、『毎日○○社に新規でメールを送る!』と自分にノルマを課し、たくさん送っていたのですが、次第に手に負えなくなるくらいの数の返信を貰い、その対応だけでかなり時間を取られ、パンクしそうになった経験があります。

  

 

そのような時はどうすればいいかというと、一旦新規でのメール送信はストップして、返信に集中するようにしましょう!

    

もし、僕のように『毎日○社に送る!』というノルマを課していたとしても、そのノルマは一旦忘れて、返信に集中した方が間違いなく良いです。

    

このような状態でも新規でメールを送り続けていると、さらに返信を貰う数が増えて、自分の労力が増え、次第に手に負えなくなってしまいます。

    

『今月○○社にメール送る!』『毎日○○社のメーカーへアプローチする!』という目標を掲げることは素晴らしいことですし、メールを送る数を増やすのは重要ではあるのですが、自分のキャパシティを考えた上で、臨機応変に対応していきましょう。

     

それに、『返信の量が多すぎる』=『ビジネス(交渉)が順調に進んでいる』と捉えることもできますからね。焦る必要はありません。返信に集中して、落ち着いてきたら、また新規でのメール送信を再開すればいいだけです。

       

      

まとめ 

    

以上をまとめると、

    

①取引先への返信はなるべく早く

②初回のメールは『相手が平日の日中』。時差を意識する。

③相手からの返信が多くなってきたら、一旦新規のメールはストップ。
 返信対応に集中する

    

という感じです。

  

メールの内容も重要ですが、返信率や成約率を上げるためにはスピード感やタイミングなども非常に重要になってきます。ほんの少しの心がけで、返信率が大きく変わってきますので、ぜひ今回の記事を参考にしていただけたらと思います!

   

  

その他にも、直接取引や海外メーカー取引で意識すべきポイントはいくつかありますので、ぜひ以下の記事も併せてご覧いただけると幸いです!

 

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